10 Poin Penting Dalam Social Media Policy

Ada 2 jalan bagi perusahaan dalam menghadapi penggunaan media sosial oleh karyawaannya, blokir atau kelola. Saatnya mengelola dengan Social Media Policy yang tepat.

Dulu pada suatu masa ketika telepon rumah masih berjaya. Tersebutlah sebuah rumah kontrakan yang dihuni oleh teman-temanku. Di awal kontrak, mereka membiarkan penggunaan telepon kontrakan (rumah). Setelah sebulan berjalan, ternyata rekening telepon membengkak tanpa diketahui siapa penyebabnya.

Mulailah dibuat aturan, buat yang nelepon silahkan menaruh uang di sebelah telepon. Setelah sebulan berjalan, rekening semakin besar tapi pemasukan dari uang di kotak tidak memadai. Mulailah diperketat, telepon digembok di bagian tombol angkanya dan pemakaian telepon hanya untuk kepentingan bersama. Selamat deh……untuk 2 – 3 bulan ke depan.

Bulan ke empat, rekening membengkak lagi. Selidik punya selidik meski digembok ternyata bisa disiasati. Akhirnya, mereka memutus telepon.

Telepon pada cerita diatas bisa diibaratkan sebagai media sosial bagi perusahaan saat ini. Selama ini penggunaan media sosial oleh karyawan masih menjadi kontroversi, seputar apakah Facebook di Kantor: Produktif atau Kontra Produktif?. Bahkan sampai ada kasus pemecatan karena sebuah tweet, sehingga bisa dikatakan Tweetmu Harimaumu.

Solusi yang banyak diambil perusahaan adalah memblokir penggunaan media sosial melalui internet kantor. Tapi bila belajar dari cerita telepon kontrakan, blokir bukan solusi yang efektif. Apalagi sekarang orang mengakses media sosial lebih banyak dari hp/bb.

Semua pihak harus mau belajar menggunakan media sosial secara bijak. Karyawan belajar menggunakan media sosial untuk membangun personal brand, bukannya seenaknya sendiri yang justru bisa membuat dirinya dipecat. Tapi manajemen juga harus mau belajar membuat kebijakan yang lebih bijak. Bukan sekedar blokir, tapi mengelola penggunaan media memungkinkan karyawan tetap dapat berekspresi dan perusahaan tetap terjaga nama baiknya.

Aku sendiri belum pernah punya kesempatan terlibat dalam penyusunan Social Media Policy (yah alias belum pernah dapat orderan *mringis). Tetapi aku mencetuskan konsep Human Capital 3.0 yang menuntutku belajar tentang kebijakan tersebut. Kebetulan kemarin melihat sebuah video keren yang memaparkan inti Social Media Policy dan akhirnya menulislah posting ini.

Aku mencoba merumuskan poin yang perlu ada dalam sebuah Social Media Policy berdasarkan sumber Thesocialbusinessbook.com, Mashable.com, dan IBM.com. Demikian 10 poin tersebut

1. Perjelas tujuan penggunaan media sosial. Penggunaan media sosial di perusahaan sebatas fasilitas bersosialisasi, terintegrasi dengan marketing, organisasi pembelajaran atau budaya organisasi. Karyawan perlu tahu harapan dari perusahaan terhadap pengggunaan media sosial.
2. Bangun kesadaran bahwa media sosial dilihat banyak orang. Kadang karyawan merasa menulis hanya untuk dirinya sendiri. Untuk itu, penting mengingatkan bahwa informasi yang kita posting di media sosial bisa dilihat banyak orang dan bertahan dalam waktu lama.
3. Bersikap jujur. Informasi berlimpah di dunia online, semua orang bisa dengan mudah memverifikasi kebenaran suatu informasi. Oleh karena itu, penting untuk bersikap jujur dan tidak manipulatif.
4. Menjaga rahasia dan informasi penting perusahaan.Pastikan informasi yang diposting berstatus bisa disebarluaskan. Bila belum ada kepastian, lebih baik tidak diposting.
5. Menghargai hak cipta ketika memposting sebuah karya. Pastikan sudah mendapat persetujuan atau mempunyai hak untuk menggunakan sebuah karya.
6. Tunjukkan sikap respek terhadap siapapun. Respek terhadap orang lain maka orang lain akan respek terhadap diri kita.
7. Jaga privacy diri sendiri maupun orang lain. Tidak ada yang suka privacynya dibeberkan begitu saja.
8. Bangun rasa percaya dan tanggung jawab. Setiap karyawan adalah model yang dipercaya penuh oleh perusahaan untuk tampil di media sosial.
9. Perjelas pandangan karyawan hanya mewakili diri sendiri. Pastikan kapasitas berpendapat sebagai personal atau mewakili perusahaan. Bila menulis pendapat pribadi di blog, berilah catatan bahwa itu tidak mewakili pendapat perusahaan.
10. Dorong untuk mengekspresikan nilai budaya perusahaan. Media sosial adalah tempat mengekspresikan siapa diri kita dan sekaligus dimana kita bekerja.

Sepuluh poin itu mungkin hal-hal yang perlu dimasukkan dalam Social Media Policy. Perlu diingat untuk membuatnya cukup singkat yang memudahkan karyawan untuk membacanya. Dengan kebijakan yang tepat, media sosial justru bisa bermanfaat banyak buat perusahaan maupun karyawan. Tantangannya kembali lagi, kesediaan karyawan dan manajemen bersedia belajar menggunakan media sosial.

Bagaimana Social Media Policy di tempat kerja anda? 

Klik untuk Langganan Bukik.com via Email

Sumber Gambar :  Webtreats & Mídias Sociais Blog – Web 2.0,